CAPACITACIÓN

MANTENER REGISTRO DE CONOCIMIENTOS, APRENDIZAJES Y EXPERIENCIAS DE CAPACITACIÓN APLICANDO LAS POLÍTICAS VIGENTES EN LA ORGANIZACIÓN                                                                       

Es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de una actividad  Se puedo señalar, entonces, que el concepto capacitación es mucho más abarcador.

La capacitación en la actualidad representa para las unidades productivas uno de los medios más efectivos para asegurar la formación permanente de sus recursos humanos respecto a las funciones laborales que deben desempeñar en el puesto de trabajo que ocupan.

Si bien es cierto que la capacitación no es el único camino por medio del cual se garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como un instrumento que enseña, desarrolla sistemáticamente y coloca en circunstancias de competencia a cualquier persona. Bajo este marco, la capacitación busca básicamente:

Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el desarrollo de la organización.

Propiciar y fortalecer el conocimiento técnico necesario para el mejor desempeño de las actividades laborales.

Con la finalidad de que los centros de trabajo identifiquen y apliquen los aspectos mínimos necesarios que deben ser considerados para emprender un proceso de capacitación organizado, que involucre como actividad natural del mismo el dar cumplimiento a las disposiciones legales que se establecen en la materia, las fases sugeridas son las siguientes:

Beneficios de la capacitación para las organizaciones:

Entre los beneficios que tiene la empresa con la capacitación se pueden enumerar los siguientes:

Crear mejor imagen de la empresa

Mejora la relación jefe subordinado

Eleva la moral de la fuerza de trabajo

Incrementa la productividad y la calidad en el trabajo.

Beneficios de la capacitación para los trabajadores:

Entre los beneficios que obtienen los colaboradores con la capacitación están:

Elimina los temores de incompetencia

Sube el nivel de satisfacción con el puesto

Desarrolla un sentido de progreso

CÓMO HACER UNA GRANDIOSA PRESENTACIÓN DE CAPACITACIÓN.

La capacitación de los empleados es de vital importancia para crear un negocio exitoso. Aquellos bien entrenados son especialmente productivos. Ellos saben cómo hacer su trabajo, tienen sentido de pertenencia con sus empresas u organizaciones, y están motivados para trabajar. Los entrenadores de los empleados, gerencia y otros profesionales de recursos humanos tienen que dar grandes presentaciones de capacitación para proporcionar a los empleados la información y los conocimientos necesarios para hacer bien su trabajo. Instrucciones:

Prepara metas y decide la logística:

1. Enumera las necesidades de formación. Determina lo que el programa abordará y mantén las ideas a un mínimo de modo que la formación se pueda enfocar. Decide qué habilidades son las más importantes y qué temas podrían aportar el mayor impacto. Si es posible, obtén una retroalimentación de los empleados con anticipación para averiguar lo que quieren conocer e incorpora esto a la información en el programa de capacitación.

2. Lista las metas y los objetivos de los temas posibles. Los objetivos deberían conducir a la presentación y mover a la audiencia a los objetivos finales. Los objetivos deben alentar a los empleados a tomar medidas, adoptar una nueva perspectiva o responder a los hechos y la información.

3. Encuentra un lugar de entrenamiento que sea propicio para el aprendizaje. Al elegir un espacio, asegúrate de que los asientos sean adecuados, la acústica de sonido sea aceptable y la habitación tenga una buena visibilidad desde todos los ángulos.

4. Determina tus necesidades de tecnología y colócalas en su lugar. Si tienes previsto utilizar una presentación digital, asegúrate de que un proyector, una computadora portátil, cables, sistema de sonido adecuado y una pantalla están disponibles.

Planifica la presentación

1. Desarrolla un esquema o un orden cronológico de los eventos para tu presentación. Lleva tu lista de metas y objetivos y añade detalles o puntos de discusión necesarios.

Mantenla corta para que tus temas puedan ser explicados y discutidos en el tiempo previsto. Desglosa los tópicos en segmentos pequeños para que los empleados se mantengan centrados e interesados.

2. Planifica una actividad, juego o un cambio en los métodos de presentación al menos una vez. No crees una presentación que se base enteramente en la explicación y la toma de notas. Añade un cambio en la dirección o el estilo para mantener tu audiencia interesada y comprometida. Si los juegos y actividades no son apropiados para tus temas, entonces dales a los empleados tiempo para reflexionar, ampliar o discutir ideas. Planifica pausas o cambios de ritmo para mantener a todos en sus tareas cuando se alargue el tiempo o los temas sean tediosos.

3. Crea los aspectos visuales de la presentación, incluyendo diapositivas digitales, transparencias, carteles o pizarras o documentos. Las ayudas visuales pueden ayudar a multiplicar el nivel de la audiencia de la comprensión del material presentado.

4. Pon a prueba el diseño de tu presentación una vez que hayas creado el plan. Pide sugerencias o ayuda para hacer que la presentación sea buena. La práctica también puede ayudarte a perfeccionar las transiciones y el uso de ayudas visuales para evitar las lagunas y las pausas durante el evento.

Los planes de capacitación de los empleados y trabajadores son el recurso más valioso de toda la actividad de recursos humanos; de allí la necesidad de invertir en tales planes al proporcionarlos de manera continua y sistemática, con el objeto de mejorar el conocimiento y las habilidades del personal que labora en una empresa.

Desarrollar las capacidades del trabajador proporciona beneficios para tanto para éstos como para la organización. A los primeros los ayuda a incrementar sus conocimientos, habilidades y cualidades; a la organización la favorece al incrementar los costos-beneficios.

La capacitación hará que el trabajador sea más competente y hábil, al utilizar y desarrollar las actitudes de éste. De esta manera, la organización se volverá más fuerte, productiva y rentable.

En el marco de estos aspectos, en este ensayo analizamos: en primer lugar, qué es un plan de capacitación. En segundo término, cómo es un plan de capacitación; el proceso de elaboración, la determinación de las necesidades y la programación y desarrollo de un plan de capacitación. Tercero, el diseño de un plan de capacitación; que consta de cinco fases, a saber: planeación, organización, ejecución, evaluación y seguimiento.

Definir plan de capacitación:

Un plan de capacitación es la traducción de las expectativas y necesidades de una organización para y en determinado periodo de tiempo. Éste corresponde a las expectativas que se quieren satisfacer, efectivamente, en un determinado plazo, por lo cual está vinculado al recurso humano, al recurso físico o material disponible, y a las disponibilidades de la empresa.

El plan de capacitación es una acción planificada cuyo propósito general es preparar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño en el trabajo. La capacitación en la empresa debe brindarse en la medida necesaria haciendo énfasis en los aspectos específicos y necesarios para que el empleado pueda desempeñarse eficazmente en su puesto.

1.1 INTERPRETACIÓN CONCEPTO PLAN DE CAPACITACIÓN

El plan de capacitación conlleva al mejoramiento continuo de las actividades laborales. Esto con el objeto de implementar formas óptimas de trabajo. En este sentido, el plan va dirigido al perfeccionamiento técnico y teórico del empleado y el trabajador; para que el desempeño sea más eficiente en funciones de los objetivos de la empresa. Se busca producir resultados laborales de calidad, de excelencia en el servicio; por otra parte, prever y solucionar problemas potenciales dentro de la organización.

A través del plan de capacitación, el nivel del empleado se adecua a los conocimientos, habilidades y actitudes que son requeridos para un puesto de trabajo.

Describir proceso de elaboración plan de capacitación.

El plan de capacitación se emprende de dos modos. 

El interno y el externo. 

El primero se realiza dentro del mismo grupo de trabajo, se conoce también como capacitación inmanente. El segundo, un agente externo a la empresa brinda los conocimientos que se requieren, ésta se denomina capacitación inducida. Ambos métodos son efectivos y se utilizan según las circunstancias lo requieran.

El plan de capacitación está constituido por cinco pasos, que a continuación mencionamos:

1. Detección y análisis de las necesidades. Identifica fortalezas y debilidades en el ámbito laboral, es decir, las necesidades de conocimiento y desempeño.

2. Diseño del plan de capacitación: Se elabora el contenido del plan, folletos, libros, actividades...

3. Validación del plan de capacitación: Se eliminan los defectos del plan haciendo una presentación a un grupo pequeño de empleados.

4. Ejecución del plan de capacitación: Se dicta el plan de capacitación a los trabajadores.

5. Evaluación del plan de capacitación: Se determinan los resultados del plan, los pros y los contras del mismo.

2.1 PROCESO ELABORACIÓN PLAN DE CAPACITACIÓN

Para la elaboración de un plan de capacitación se consideran, por lo menos, tres aspectos:

1. Distribución personalizada de los recursos: Se enfoca en lograr que la mayor cantidad de empleados participen en el plan de capacitación. Es necesario fijar el presupuesto disponible para asignar la capacitación.

2. Distribución centrada en la capacitación específica: Está destinada a resolver las debilidades de la organización. Por ello, las acciones se orientan a temas que pueden estar alejados de los intereses de los empleados.

3. Distribución orientada a la capacitación específica dando razón de la capacitación general: El proceso de detección de necesidades da cuenta de las fortalezas, en la medida que se han considerado todas las perspectivas y expectativas de la organización.

Los planes de capacitación exigen una planificación que incluye los siguientes elementos:

Abordar una necesidad específica a cada vez.

• Definir de manera evidente el objetivo de la capacitación.
• Dividir el trabajo que se va a desarrollar, sea en módulos o ciclos.
• Elegir el método de capacitación según la tecnología que se posee.
• Definir los recursos para la implementar la capacitación. Tipo de instructor, recursos audiovisuales, equipos o herramientas, manuales, etc.
• Definir el personal que va a ser capacitado:
• Número de personas.
• Disponibilidad de tiempo.
• Grado de habilidad, conocimientos y actitudes.
• Características personales.
• Determinar el sitio donde se efectuará la capacitación, si es dentro o fuera de la empresa.
• Establecer el tiempo y la periodicidad de la capacitación.
• Calcular la relación costo-beneficio del plan de capacitación.
• Controlar y evaluar los resultados del plan verificando puntos críticos que requieran ajustes o modificaciones.

2.2 DETERMINACIÓN NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Según la jerarquía de las necesidades de Maslow, es posible establecer un conjunto de necesidades que pueden ser consideradas para la elaboración del plan de capacitación. Entre tales necesidades tenemos:

Necesidades de autorrealización: (realización potencial, utilización plena de los talentos individuales, etc.

• Necesidades de estima: (reputación, reconocimiento, autorrespeto, amor, etc.)
• Necesidades sociales: (amistad, pertenencia a grupos, etc.)
• Necesidades de seguridad: (protección contra el peligro o las privaciones)
• Dentro de una organización, la detección de necesidades de capacitación está conformada por tres aspectos:

1. De la organización: Se centra en la determinación de los objetivos de la empresa, sus recursos y su relación con el objetivo.

2. De las Funciones: Se enfoca sobre el trabajo. Revela las capacidades que debe tener cada individuo dentro de la organización, en términos de liderazgo, motivación, comunicación, dinámicas de grupos…

3. De las personas: Considera las fortalezas y las debilidades en el conocimiento, las actitudes y las habilidades que los empleados poseen.

• A partir de este conjunto de necesidades, el contenido del plan de capacitación puede establecer elementos fundamentales a abordar; entre los cuales tenemos:
• Las necesidades de las personas.
• El crecimiento individual.
• La participación como aprendizaje activo.
• La capacidad para dar respuestas a necesidades de la realidad y la posibilidad de aplicarlas a la vida cotidiana.
• Producir una mayor interacción e intercambio entre las personas.
• Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización.
• Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal.
• Cambiar la actitud de las personas creando un clima más satisfactorio entre los empleados.
• Aumentar la motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.
• El aprendizaje eficiente para la utilización de técnicas adecuadas.
• Ayudar al individuo en la solución de problemas y en la toma de decisiones.
• Aumentar la confianza y la actitud asertiva.
• Forja mejores actitudes comunicativas.
• Subir el nivel de satisfacción con el puesto.
• Permitir el logro de metas individuales.
• Eliminar los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.

2.3 PROGRAMACIÓN Y DESARROLLO DE LA CAPACITACIÓN

Un plan de capacitación intenta enseñar a alguien un nuevo conocimiento, para acrecentar el valor de esa persona en la organización. Esto en función de los resultados del análisis de las necesidades.

En este sentido, un plan de capacitación se enfocará, al menos, en cuatro cuestiones, a saber:

• Objetivos de la capacitación.
• Deseo y motivación de la persona.
• Principios del aprendizaje.
• Características de los instructivos.

Un plan de capacitación de estar estructurado del siguiente modo:

1. Contenido

Introducción y Antecedentes

Evaluación de necesidades

2.Descripción del programa

Proceso de formulación

Caracterización del contexto

Diagnóstico

Planificación de la capacitación

Esquema de conceptualización y diseño

3. Objetivos

4. Componentes

Fortalecimiento técnico

Fortalecimiento administrativo

5. Programación esquemática

Primera etapa

Segunda etapa

6. Recursos financieros requeridos

Diseñar un plan de capacitación

Los objetivos de un plan de capacitación son:

Productividad: La capacitación ayuda a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño.

• Calidad: Los planes de capacitación apropiadamente diseñados e implantados contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades.
• Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad física de un empleado están directamente relacionadas con los esfuerzos de capacitación de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes laborales.
• Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a éstos de los avances en sus campos laborares respectivos.
• Desarrollo Personal: En el ámbito personal los empleados se benefician de los planes de capacitación, pues le ofrecen una amplia gama de conocimientos, una mayor sensación de competencia, un repertorio más grande de habilidades, que son indicadores de un desarrollo personal.Un plan de capacitación consta de varias fases, entre estas existe:

3.1 PLANEACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Fase 1: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN (detección de necesidades de capacitación):

Esta etapa es vital para justificar los cursos o la acción de capacitación que se solicita. En esta etapa se cumple con la detección de las necesidades de capacitación. Por tales se entienden las deficiencias que poseen los empleados o trabajadores.

Para determinar las necesidades de capacitación es necesario investigar todos los hechos observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan con éxito sus labores, o incurren en accidentes.

La evaluación de necesidades comienza con un análisis de la organización. Los gerentes deben establecer un contexto para la capacitación decidiendo dónde es más necesaria, cómo se relaciona con las metas estratégicas y cuál es la mejor manera de utilizar los recursos organizacionales. 

El análisis de tareas se utiliza para identificar los conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El análisis de personas se emplea para identificar quiénes necesitan capacitación. Los gerentes y empleados de recursos humanos deben permanecer alerta al tipo de capacitación que se requiere; cuándo se necesita; quiénes los precisan; y qué métodos son mejores para dar a los empleados las capacidades necesarias.

Una vez hecho el diagnóstico para el plan de capacitación, sigue la elección y prescripción de los medios de capacitación, con el objeto de satisfacer las necesidades de capacitación. Se procede a determinar los elementos principales del plan de capacitación:

• A quién debe capacitarse: Empleado, trabajador, gerente.
• Quién será el capacitador: Facilitador, asesor…
• Acerca de qué capacitar: Tema o contenido del programa.
• Dónde capacitar: Lugar físico, organismo o entidad.
• Cómo capacitar: Métodos de capacitación y recursos necesarios.
• Cuándo capacitar: Periodo de capacitación y horario.
• Cuánto capacitar: Duración de la capacitación, intensidad.
• Para qué entrenar: Objeto o resultados esperados.

3.2 ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Fase 2: Diseño del plan de capacitación:

Con la información anterior, se procede al diseño del plan de capacitación. Los expertos consideran que el diseño de un plan de capacitación debe enfocarse al menos en cuatro aspectos fundamentales:

Definición de objetivos de la capacitación: Es el resultado al cual se quiere llegar con el plan de capacitación. Se requieren de dos objetivos:

• Objetivos terminales: Indican la conducta que mostrarán los participantes al finalizar la capacitación. Pues según, la teoría de aprendizaje, todo conocimiento nuevo adquirido produce en la persona un cambio de conducta.
• Objetivos específicos: Son objetivos de menor nivel, éstos se van logrando conforme avanza el desarrollo del plan. Se refieren a conductas observables que el participante realiza y, por lo tanto, son directamente evaluables. Expresan un mayor grado de especificidad, por tal razón se les denomina también: objetivos operacionales.

Deseo y motivación de la persona: Para que se tenga un aprendizaje óptimo, los participantes deben reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevas; así como conservar el deseo de aprender mientras avanza la capacitación. 

• Las siguientes estrategias pueden ser útiles:
• Utilizar el refuerzo positivo.
• Eliminar amenazas y castigos.
• Ser flexible.
• Hacer que los participantes establezcan metas personales.
• Diseñar una instrucción interesante.
• Eliminar obstáculos físicos y psicológicos de aprendizaje.

Principios de aprendizaje: Llamados también principios pedagógicos, constituyen las guías de los procesos por los que las personas aprenden de manera más efectiva. Mientras más se utilicen estos principios en la capacitación más probabilidades habrá que ésta resulte efectiva. Estos principios son:

• Participación.
• Repetición.
• Relevancia.
• Transferencia.
• Retroalimentación.
• Características de los instructivos
• Conocimiento del tema.
• Adaptabilidad.
• Sinceridad.
• Sentido del humor.
• Interés.
• Cátedras claras.
• Asistencia individual.
• Entusiasmo.

3.3 EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Fase 3: Implementar el plan de capacitación

Existe una amplia variedad de métodos o técnicas para capacitar. El mejor método depende de:

• La efectividad respecto al costo.
• El contenido deseado del programa.
• La idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.
• Las preferencias y la capacidad de las personas.
• Las preferencias y capacidad del capacitador.
• Los principios de aprendizaje a emplear.

La ejecución de la capacitación presupone:

• Adecuación del plan de capacitación a las necesidades de la organización.
• Calidad del material de capacitación.
• Cooperación del personal de la empresa.
• Calidad y preparación de los instructores.
• Calidad de los aprendices.

Uno de los métodos de uso más generalizado es la capacitación en el trabajo, porque proporciona la ventaja de la experiencia directa, así como una oportunidad de desarrollar una relación con el superior y el subordinado.

La capacitación de aprendices y los programas de internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia en el puesto y fuera de éste.

Otros métodos fuera del trabajo incluyen las conferencias o discusiones. La capacitación en el aula, la instrucción programada, la capacitación por computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados de televisión, la capacitación a distancia y los discos interactivos de vídeo. Todos estos métodos pueden suponer una aportación al esfuerzo de capacitación de un costo relativamente bajo en relación con la cantidad de participantes que es posible acomodar.

3.4 EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

Fase 4:Evaluación del plan de capacitación

Permite estimar el logro de los objetivos propuestos y retroalimentar el proceso. Existen cuatro criterios básicos para evaluar la capacitación:

• Reacciones: Los participantes felices tienen más probabilidades de enfocarse en los principios de capacitación y utilizar la información en su trabajo.
• Aprendizaje: Probar el conocimiento y las habilidades antes de un programa de capacitación proporciona un parámetro básico sobre los participantes, que pueden medirse de nuevo después de la capacitación para determinar las mejoras.
• Comportamiento: El comportamiento de los participantes no cambia una vez que regresan al puesto. La transferencia de la capacitación es una implantación efectiva de principios aprendidos sobre los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden adoptar varios enfoques:

Presentar elementos idénticos.

Enfocarse en los principios generales.

Establecer un clima para la transferencia.

• Resultados: Con relación a los criterios de resultados, se piensa en términos de la utilidad de los programas de capacitación.Para realizar una evaluación adecuada, deben considerarse dos aspectos principales:

La evaluación del desempeño de la tarea específica que el trabajador realiza: En ésta se examinan los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de la cuota de trabajo.
• Habilidad demostrada en realización del trabajo.
• Dominio de la técnica necesaria.
• Interés demostrado en el trabajo.
• Uso de elementos, materiales máquinas de trabajo, etc.

La evaluación de las características personales del trabajador: Se analizan aspectos tales como:

• Espíritu de colaboración.
• Espíritu de superación.
• Responsabilidad.
• Iniciativa.
• Actitud positiva.
• Asistencia y puntualidad.
• Disciplina en el trabajo.
• Relaciones humanas con sus compañeros de trabajo

La etapa final del plan de capacitación, es la evaluación de los resultados obtenidos. Esta evaluación debe considerar dos aspectos:

• Determinar si la capacitación produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
• Verificar si los resultados de la capacitación presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

Además de los dos aspectos anteriores, es necesario determinar si las técnicas de capacitación empleadas son efectivas. La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse entre niveles:

• Nivel organizacional: En este nivel la capacitación debe proporcionar resultados como aumento de la eficiencia.
• En el nivel de los recursos humanos: Proporciona resultados como aumento de la eficiencia individual de los empleados.
• Nivel de las tareas y operaciones: En este nivel debe proporcionar resultados como aumento de la productividad, mejoramiento de la calidad de los productos y los servicios.

Para obtener datos objetivos y completos del plan de capacitación, es conveniente realizar tres tipos de evaluación. A saber:

• Evaluación diagnóstica: Se efectúa al inicio del proceso y parte de los resultados que arroja el diagnóstico de necesidades, de las propuestas establecidas en el plan y programas, ejecución de las acciones, así como de los conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los que requiere. Esta evaluación permite analizar la situación actual de la organización, los fines que busca lograr y sobre todo de los compromisos y responsabilidades que competen a la función de capacitación con referencia al que hacer global del centro de trabajo.
• Evaluación intermedia: Se realiza durante el proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando aún se está en posibilidad de subsanarlas, intenta poner de manifiesto los puntos débiles y errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados o resueltos.
• Evaluación sumaria: Se enfoca en los logros obtenidos como resultado de las actividades efectuadas afín de establecer parámetros que coadyuven a retroalimentar y reiniciar el ciclo.

3.5 SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIÓN

Fase 5: seguimiento del proceso

Como parte del proceso evaluador se considera necesario llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusión en el ambiente de la organización. El seguimiento es un proceso integral, dinámico y participativo enfocado a la obtención de información para la toma de decisiones en cuanto a la planeación de las acciones y su retroalimentación, la ubicación, desempeño y desarrollo profesional del capacitando para determinar si su formación fue la requerida, o no y por qué.

Un buen plan de capacitación debe contemplar acciones de monitoreo y seguimiento, no sólo con respecto a los aspectos logísticos sino a la organización y planeación de reuniones orientadas a verificar el impacto que ha logrado la capacitación en el incremento de la productividad, verificar la pertinencia metodológica y pedagógica con relación a la transferencia del aprendizaje a los puestos de trabajo.

El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que deben atender quienes están participando en los diferentes programas y acciones de capacitación, tales como reuniones, informes, formatos que deber ser llenados, etc..

Los aspectos a considerar en el seguimiento serán aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la realización del plan. La obtención de información es relevante para una nueva planeación y operación de las acciones de capacitación. Se obtiene utilizando diferentes instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que intervinieron en su formación y la forma en cómo estos están siendo aplicados en la práctica laboral cotidiana (organización, efectividad, evaluación, intereses, experiencias adquiridas durante el curso, etc.).

Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

• Análisis el desempeño profesional del personal capacitado.
• Comparación del desempeño del personal capacitado con el no capacitado.
• Orientación de la planeación en las acciones para su mejor operación.
• Valoración de las capacidades de las entidades responsables del programa (recursos humanos y materiales).
• Identificación de necesidades no satisfechas, condiciones actuales y deseadas.
• Determinación de los objetivos y metas a cubrir en la empresa.

VÍDEO

Conclusión

La capacitación en recursos humanos es un factor determinante para el cumplimiento de los objetivos de una organización. Desarrollar tanto actitudes como destrezas, crecimiento personal y profesional en los trabajadores y empleados permite que éstos desempeñen su trabajo con mayor eficiencia y calidad.

La capacitación es, por tanto, una inversión para la organización. Pues los resultados que se obtienen de ella no sólo benefician al empleado, sino que contribuye al logro de los objetivos empresariales.

La utilización efectiva de los recursos humanos de una organización depende de la correcta aplicación de un plan de capacitación, descrito anteriormente, tales como: Detectar necesidades de capacitación; identificar los recursos para la capacitación y adiestramiento, diseño del plan de capacitación; ejecución del programa de capacitación, y la evaluación, control y seguimiento del mismo.

Esta labor permite establecer y reconocer requerimientos futuros, asegurar a la empresa el suministro de empleados calificados y el desarrollo de los recursos humanos disponibles.

El plan de capacitación juega un papel muy importante en el desarrollo de los recursos humanos de una organización, pues su correcta aplicación se convierte en un medio de motivación y estímulo en los empleados, que finalmente termina beneficiando a la organización.

Las empresas son equipos de personas trabajando con un fin común, y el éxito o fracaso de la compañía depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempeñar correctamente su labor.

La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

Es entonces nuestra responsabilidad capacitar a cada nuevo recurso que contratamos.

La inducción y el entrenamiento en el puesto

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo; proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición, aun cuando ya cuenten con experiencia en el puesto.

La inducción. La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al individuo la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que la inducción incluya: los valores de la organización, misión, visión y objetivos, políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, etcétera. Además de estos temas, no está de más ejercer una sensibilización hacia la calidad, al servicio al cliente y el trabajo en equipo, entre otros puntos.

Entrenamiento en el puesto. Una vez terminado el proceso de inducción, el empleado de nuevo ingreso requiere entrenamiento específico sobre el puesto que va a desempeñar. Para preparar esta información es necesario saber cuáles van a ser sus responsabilidades, quien va a ser su jefe directo y el organigrama de la compañía. Con este proceso, le daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de él.

Una herramienta necesaria para proceso antes mencionado es la “descripción del puesto”, la cual debe contener la siguiente información:

• Título del puesto
• Departamento al que pertenece
• Fecha de elaboración
• Descripción general del trabajo que realizará el ocupante del puesto.
• Descripción específica detallando punto por punto cada una de las actividades que realizará el ocupante del puesto de manera muy clara y definida.
• Si la persona va a tener funciones de Jefatura, enuncie los puestos que va a tener a su cargo.
• Describa la relación directa e indirecta con otras posiciones similares o superiores dentro de la compañía, (organigrama).

Adiestramiento

El adiestramiento nos va a auxiliar para que una persona aprenda a desempeñar sus labores involucrándose de situaciones reales. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Para ello existen varias técnicas, pero una que se aplica con mayor éxito es el método de los cuatro pasos:

1.         Prepare al trabajador.

2.         Muéstrele el trabajo.

3.         Póngalo a prueba.

4.         Sígalo en la práctica.

El siguiente es un método alternativo:

1.         El instructor dice y hace.

2.         El instructor dice y el alumno hace.

3.         El alumno dice y el instructor hace.

4.         El alumno hace y dice.

No debemos perder de vista que no todos los empleados aprenden a la misma velocidad y que hay algunos que necesitan más tiempo que otros para aprender; ayúdelos a que esto suceda por el bien de su empresa.

Capacitación y desarrollo profesional

Cuando hablamos de capacitación y desarrollo profesional nos referimos a la educación que recibe una persona con el fin de estimular su efectividad en la posición que desempeña dentro de la compañía. Normalmente la capacitación tiene objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad específica, como por ejemplo: un curso de Excel. En contraste, el desarrollo profesional busca formar a mediano o largo plazo, líderes y ejecutivos con conocimientos y talentos específicos, por ejemplo: un posgrado en Finanzas.

Para tomar las decisiones correctas en cuanto a que programas de capacitación requieren nuestros colaboradores, y con la finalidad de no convertir a la capacitación en un gasto sino en una inversión, debemos realizar previamente las siguientes actividades:

• Elabore una descripción de todos los puestos de su compañía
• Realice una “Detección de Necesidades de Capacitación”. Observe como se desempeñan sus empleados, como tratan a los clientes, o simplemente conteste lo siguiente: ¿Qué tendría que tener esta persona para poder ser gerente del área? A través de la observación, realizando cuestionarios a los empleados sobre sus intereses y evaluando su desempeño, podemos formarnos una idea sobre las necesidades de capacitación.
• Determine cual o cuales cursos – entrenamientos son necesarios para mejorar el desempeño de su empresa en general y después seleccione que empleados son los adecuados para adquirir esa capacitación.
• Establezca los objetivos que quiere alcanzar con la capacitación y determine de qué forma recuperará el dinero que invierta (retorno sobre inversión). Por ejemplo, si contrato un curso profesional de ventas para todos mis vendedores, y si después de tomar este curso mis vendedores incrementan sus ventas en un 30%, esto generaría utilidades por X cantidad y por lo tanto recuperaría mi inversión en Y meses.

Determinando la efectividad de la capacitación

Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en práctica y la medición de los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar qué tan efectiva fue la capacitación impartida. Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de capacitación.

Si la capacitación fue efectiva, se podrá observar:

• Cambio de conducta en el personal
• Impacto positivo en la productividad de la empresa
• Mejoría en el desempeño después de la capacitación.

Existen otros programas de capacitación que es importante incluir dentro de los planes de desarrollo de los empleados:

• Alfabetización. Póngase en contacto con la oficina del Instituto Nacional de Educación para los Adultos (INEA) más cercano.
• Educación sexual, programas de combate a la drogadicción, problemas familiares, etc. Diversos centros de capacitación imparten gratuitamente estos temas.

Las actividades de capacitación que realice en su compañía tienen el efecto de hacer que el empleado se sienta más agradecido y comprometido con la empresa, con lo que se logra una mayor permanencia del empleado y se reduce la rotación de personal.

De la capacitación y adiestramiento de los trabajadores

Artículo 153-A.- Todo trabajador tiene el derecho a que su patrón le proporcione capacitación o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida y productividad, conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el patrón y el sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Tenga siempre una del trabajo actualizada y consulte en ella todo lo relacionado a la Capacitación y Adiestramiento de los trabajadores en el art. 153.

Siempre puede recurrir a los profesionales

Cuando internamente no contamos con las habilidades y conocimientos para realizar la capacitación de nuestro personal, siempre podemos recurrir a empresas que se dedicadas a la consultoría en Recursos Humanos o a instructores externos habilitados y registrados ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Mario Arzola es Licenciado en Relaciones Industriales por la Universidad Regional del Norte y Maestro en Administración de Recursos Humanos por la Universidad Autónoma de Chihuahua. Ha colaborado en empresas como Bimbo, Sistemas Eléctricos y Conductores (SECOSA) y Solectron en las áreas de recursos humanos y capacitación de personal, entre otras. Actualmente se desempeña como asesor de recursos humanos en reclutamiento y selección de personal, exámenes psicométricos y clima laboral.

¿Cómo estructurar un plan de capacitación?

Identificar cuáles son los puntos clave para reforzar en los empleados y adecuar según las necesidades son algunos aspectos a tener en cuenta.

Un plan de capacitación debe ser preciso y estructurado. Es importante que se atiendan las necesidades de formación y entrenamiento, así mismo, que estén alineadas con las necesidades de formación de la compañía.

José Manuel Vecino, especialista en gerencia de RR.HH. y en diseño de ejecución y coordinación de capacitación, considera que el proceso de administración y gerencia en los procesos de entrenamiento tienen que apoyar el marco estratégico corporativo frente a la formación e impulso de las competencias que la empresa necesita.

“Es imprescindible tener clara cuál es la filosofía de un programa de desarrollo humano. Debe estar orientado al fortalecimiento de las habilidades del recurso humano de la empresa. De esta manera, se interiorizan las competencias y se dará un mayor alcance y sentido a la labor que se realiza cada día”.

Maritza Pinzón, consultora en capacitación de Team Consultores Asociados, recalca que es preciso conocer la misión, la visión y el modelo de negocio para saber en realidad cómo ejecutar el plan de capacitación.

“El desarrollo de las personas y lo que las empresas esperan de ellas son dos aspectos que se pueden evidenciar al saber cuáles son los objetivos que se esperan”.

LÍNEA DE TIEMPO

¿Cómo ejecutar un programa de capacitación?

Yeini Ensuncho, psicóloga organizacional y quien se ha desempeñado como directora de capacitación en diferentes compañías, aconseja que uno de los puntos para iniciar con un proceso de capacitación es la evaluación del diagnóstico de las necesidades de la empresa.

“Ese diagnóstico se puede realizar mediante un formato que el jefe de departamento envía a sus empleados y allí se registra el concepto que ellos tengan sobre lo que consideran puntual para capacitarse”.

La experta asegura que pueden ser capacitaciones técnicas enfocadas hacia una labor específica. Así mismo, pueden ser corporativas. Estas son las que se enlazan propiamente con la empresa y que contribuyen al desempeño de los trabajadores y que abarcan su aspecto personal.

“Si los empleados necesitan conocer conceptos relacionados con el manejo efectivo del tiempo, el estrés y la productividad, entre otros, le agregan valor a su vida profesional e interiormente se sentirán a gusto, y lo reflejarán en sus relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa”.

Después de hacer el diagnóstico se puede empezar a estructurar el programa conforme a necesidades puntuales. “El programa se puede hacer semestral o anual. Prefiero hacerlo cada seis meses, porque puede ser flexible si aparece la necesidad de realizar cambios por diversas razones. No obstante, si es anual se podría afectar mucho el cronograma en el caso en que se corrieran fechas”, subraya Ensuncho.

También recalca que la logística es un aspecto a tener en cuenta para la realización de las capacitaciones y que está relacionada con el presupuesto, las herramientas y personas que van a intervenir en su organización y ejecución.

“El apoyo en los proveedores de la empresa para realizar las capacitaciones es algo que contribuye a que se disminuyan costos en el presupuesto que se brinda para hacerlas. Lo anterior, por cuanto suele suceder que las compañías ofrecen valores agregados con la compra de sus productos y los talleres o actividades de formación son parte de ellos”.

Igualmente, esto sucede con las capacitaciones que sobre salud ocupacional se necesiten. Las ARP brindan estas capacitaciones. Por ejemplo, las relacionadas a las posturas en los sitios de trabajo de acuerdo a cada área, charlas formativas respecto al manejo de herramientas o sustancias y prevención de accidentes, entre otras. También resalta que cuando en la compañía existe personal altamente competente en una materia, ellos pueden brindar la capacitación.

Por otro lado, las empresas tienen la opción de enviar a sus empleados a capacitaciones más puntuales y de mayor duración como las especializaciones, maestrías o estudios de doctorado.

En cuanto a la evaluación sobre las capacitaciones, Yeini Ensuncho presenta varias alternativas que permiten definir la efectividad de las mismas.

“Una de ellas se realiza con indicadores de gestión, que presentan cuánto ha sido el aumento de la productividad que desarrolla la persona luego de la capacitación.

Otra es el registro que sobre ellas se tenga en la firma de asistencia del personal”.

Así mismo, enfatiza la importancia de elaborar una encuesta para saber la percepción sobre la capacitación y en la que se pueden ubicar los puntos que podrían ser reforzados más adelante.

De igual forma, insiste en que hacer un protocolo de contenido en donde quede formalizado todo el proceso que se realizó favorece procesos, como los enlazados con las normas ISO que consagran como norma obligatoria el compendio de actividades como estas.

“En ese protocolo de contenido irá el nombre del curso que se dictó, los objetivos, los temas a tratar, las fechas en que se dictó y se incluirán las listas de los asistentes”, concluye la experta.

Evaluación de la capacitación

Donald Kirkpatrick experto en temas de formación y RR.HH. desarrolló un modelo simple y flexible para evaluar en cuatro niveles el impacto que un programa de formación corporativa puede tener en una organización.

• Reacción o satisfacción

Este nivel busca responder cuál fue la acogida que tuvo la actividad con los participantes. Así mismo, determina en qué medida se valoró la acción capacitadora.

• Aprendizaje

Ayuda a vislumbrar si las personas desarrollaron los objetivos que se tenían presupuestados. Se determina el grado de conocimiento adquirido.

• Comportamiento

Este aspecto permite ver si las personas han transferido a su trabajo el conocimiento que adquirieron.

• Resultados

El objetivo de este nivel es saber cuál fue el impacto que se dimensiona en cuanto a cantidad y calidad para compararlos con los objetivos esperados. Aquí se descubre si en verdad la capacitación fue la conveniente.

¿Cómo lo hace la Universidad EAN?

Para la ejecución del programa de capacitación, Cesar Nieto Licht, director de desarrollo humano de la Universidad EAN, afirma que se basan en sus referentes estratégicos que están enfocados a tres puntos principales.

1. Orientación al alto desempeño.

2. Visión humanista.

3. Visión internacional.

Lo anterior, se desarrolla y ejecuta por medio del programa de desarrollo de competencias.

El modelo de capacitación de la EAN tiene tres competencias transversales que trabajan constantemente para desarrollarlas con los docentes y la planta administrativa. Estas son:

1. El emprendimiento, que para el experto es el sello que caracteriza a la universidad.

2. La orientación al cliente.

3. La orientación a los resultados.

“El siguiente nivel de competencias que queremos desarrollar es el de las competencias comunicativas en segunda lengua. Hace poco regresaron 14 docentes que enviamos durante cinco semanas a Australia para que reforzaran su nivel de inglés”.

Así mismo, han realizado convenios para que directivos y docentes viajen a

Canadá para el mismo fin. “La formación de doctores es muy importante.

Desafortunadamente, en Colombia no hay muchas personas que se encuentren en este nivel. En este sentido, estamos apoyando la formación de 12 docentes en la

Universidad de Nebrija, en España”, afirma Nieto.

Actualmente, están realizando convenios con otras universidades para que los docentes tengan la oportunidad de estudiar en el exterior su doctorado. La EAN les brinda recursos para tal fin o les presenta opciones como la licencia remunerada.

Algunas recomendaciones.

Los siguientes aspectos se pueden tener en cuenta para que la capacitación tenga el impacto deseado:

• Concretar el grupo al que se dirigirá la capacitación. Lo aconsejable es tener en los mismos grupos niveles iguales organizacionales, así se atenderán los propósitos del programa o curso que se realice.

• Conocer con anterioridad el tipo de público al que se va a dirigir la capacitación, pues no todos necesitan el mismo tipo de conocimiento en el tema que se va a tratar.

• Definir el presupuesto que será utilizado para realizarla. Así se podrán unificar en toda la empresa los dineros que se utilizarán en temas de capacitación y desarrollo.

• Saber el tiempo con el que se dispondrá para realizarla y difundir en la organización cuál será su duración con el objeto de establecer un orden en las tareas que se están desarrollando.

• Tener en cuenta el tamaño de la compañía. Así se realizará un plan a la medida y a lo que realmente se requiere.

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